Pre-autorizzazione. Come e perché usarla.

Oggi volevo approfondire l'argomento pre-autotizzazioni.

Non in molti ne fanno uso sistematico, le ragioni (non condivisibili) sono le più disparate - mancanza di tempo per la gestione, possibili problematiche con i clienti, necessità di revisione dell'organizzazione operativa.

Chiariamo subito che la pre-autorizzazione non è altro che il blocco temporaneo di una certa somma sulla carta di credito comunicata dal cliente. 

Spesso però i clienti la confondono con una vera e propria operazione d'incasso - ma che così non è - in quanto l'eventuale SMS alert della banca (o la lista movimenti) non specifica la tipologia di operazione e da possono nascere delle situazioni poco piacevoli con i clienti, 

ma con uno staff pronto e preparato sulla materia il tutto rientra in modo rapido.

Solitamente questo blocco ha una validità di circa una ventina giorni, quindi una verifica della carta con largo anticipo non è da consigliare. 

L'importo da "congelare" dovrebbe garantirci, in caso di cancellazione tardiva o no show, l'incasso della penale concordata - che di solitamente è la prima notte. 

Attenzione che in caso di  prenotazione di più camere l'importo da pre-autorizzare deve essere pari a tutte le prime notti!

In alcuni paesi l'importo bloccato è superiore addirittura al totale del soggiorno, questo per tutelarsi in caso di danni. 

In talune situazioni si può anche suggerire di effettuare una pre-autorizzazione al banco a tutela delle possibili consumazioni di minibar, in questo caso il "tatto" del receptionist è fondamentale...

L'incasso, inteso come movimento contabile, avviene al check-out utilizzando la stessa pre-autorizzazione oppure si esegue una transazione tradizionale ex novo. In questo caso si andrà poi a stornare la pre-autorizzazione eseguita prima del check-in. 

Affinché l'ospite possa tornare ad avere la somma disponibile, in caso di storno, sono necessarie circa 72 ore.

Tutte queste operazioni si gestiscono tramite POS, qualora il tuo terminale non sia predisposto ti consiglio di contattare la tua banca o con il gestore del POS  in modo che ti venga abilitata la funzione.

Nel caso l'autorizzazione alla transazione venisse negata sarà sufficiente mettersi in contatto con il cliente per chiedere una nuova carta, e se necessario si potrà annullare la prenotazione.

Queste operazioni ci permettono di avere la garanzia dell'incasso in caso di cancellazioni oltre i termini stabili oppure nell'eventualità del no show. 

Tale procedura ci risulterà di fondamentale importanza per affrontare con serenità un eventuale last minute al ribasso. Chi lo dice che i last minute debbano sempre essere al ribasso?? Di questo vi scriverò in un prossimo articolo.

Ricordiamo che per evitare eventuali contenziosi con il cliente, tutte le comunicazioni dovranno essere scritte (es. mail) specificando chiaramente i termini di cancellazione. Così facendo i rischi di vedersi stornare una somma è davvero prossima allo zero.